ST Norge

Automatisk avstemming av Vipps og Klarna mellom WooCommerce og PowerOffice GO

ST Norge importerer og selger sportsernæring og sykkelutstyr gjennom flere nettbutikker på WooCommerce, med PowerOffice GO som regnskapssystem.

Oppsettet består av fire nettbutikker – tre mot forbruker og en mot forhandler:

• stnorge.no (B2B)
• Tailwind Nutrition Norge (B2C)
• O2eksperten (B2C)
• 226ERS Norge (B2C)

Maksimer har bygget en integrasjon som henter ordrene automatisk fra WooCommerce til PowerOffice, og som avstemmer innbetalinger fra både Vipps og Klarna. Resultatet er en komplett flyt fra salg til ferdig ført bilag, uten manuell punching.

Sammen med ST Norge og regnskapsfører bygget Maksimer løsningen på Maco, vår egen integrasjonsplattform. Vipps- og Klarna-føringene lukkes nå automatisk i PowerOffice, B2B og B2C håndteres i samme flyt, og både kunde og regnskapsfører slipper den manuelle avstemmingen som tidligere spiste timer hver måned.

Ønsket en regnskapsflyt som holdt tritt med netthandelen

Den gamle integrasjonen var ikke bygget for måten ST Norge faktisk jobber på. Ordrer fra de fire nettbutikkene ble ikke automatisk til bilag i PowerOffice, og innbetalinger fra Vipps og Klarna måtte matches mot ordre for hånd. Kunden så mange åpne Vipps- og Klarna-føringer liggende i PowerOffice, og lurte på når disse skulle lukkes automatisk i stedet for manuelt.

Samtidig hadde selskapet et oppsett som er mer krevende enn de fleste: én Vipps-konto, tre separate Klarna-merchants, en egen B2B-butikk for forhandlere ved siden av B2C-butikkene, og to MVA-satser som måtte treffe riktig på hver linje. Ingen standardintegrasjon dekket dette.

For å komme videre trengte de en løsning som:

• hentet ordrene automatisk fra WooCommerce til PowerOffice, uten manuell punching
• lukket Vipps- og Klarna-føringen, så avstemmingen gikk av seg selv
• skilte B2B fra B2C i samme flyt, og opprettet nye B2B-kunder i PowerOffice automatisk
• håndterte begge MVA-satsene korrekt per linje, 15 % på næringsmidler og 25 % på utstyr og frakt

WooCommerce-integrasjon mot PowerOffice med Maco

Vi bygget integrasjonen på Maco, koblet WooCommerce sammen med PowerOffice GO, og lot kunden beholde alle systemene de allerede brukte. Løsningen dekker tre flyter.

Automatisk avstemming av Vipps og Klarna

Innbetalinger matches mot ordre automatisk, og føringene lukkes uten at noen tar i dem. Utbetalingsbilagene kommer ukentlig i stedet for månedlig, noe som gir ST Norge og regnskapsfører bedre likviditetsoversikt.

Ordrer rett fra WooCommerce til bilag

Vipps- og Klarna-betalte ordrer fra nettbutikkene hentes automatisk og blir til bilag i PowerOffice per utbetalingsperiode, med korrekt MVA på hver enkelt linje. Ingen dobbeltarbeid, ingen manuelle korreksjoner ved månedsslutt.

B2B og B2C i samme integrasjon

B2C-ordrer blir til bilag, mens B2B-ordrer fra forhandlerbutikken blir til reelle ordrer med kunde i PowerOffice, klare for fakturering. Nye B2B-kunder opprettes automatisk når de ikke finnes fra før.

Før brukte vi mye tid hver måned på å avstemme Vipps- og Klarna-innbetalinger manuelt mot ordrene våre. Nå går alt automatisk, fra ordre til ferdig bilag i PowerOffice, og vi slipper å tenke på det i det hele tatt. Det har frigjort tid vi heller bruker på å drive og vokse selskapet.

— Kjetil Toth, ST Norge

Resultater

Etter at integrasjonen kom på plass har ST Norge en regnskapsflyt som går av seg selv i hverdagen.

• Full automatikk fra WooCommerce til PowerOffice GO, uten manuell punching av ordre.
• Vipps- og Klarna-føringer lukkes automatisk, og ukentlige utbetalingsbilag gir bedre likviditetsoversikt enn tidligere.
• B2B og B2C håndteres i samme integrasjon, med automatisk kundeoppretting og korrekt MVA per linje.
• Frigjort tid for både kunde og regnskapsfører, fra avstemming til drift og vekst.

Hvorfor denne løsningen var riktig for ST Norge

Tre ting gjorde at prosjektet landet:

• Integrasjonen dekket hele flyten. Ordre, Vipps-avstemming og Klarna-avstemming er løst hos én og samme kunde. Det er den komplette dekningen som er sjelden, og som gjør at avstemmingen faktisk forsvinner fra hverdagen.
• Kunden beholdt systemene sine. WooCommerce og PowerOffice GO ble værende. Maco binder dem sammen, så ST Norge slapp å bytte plattform for å bli kvitt det manuelle arbeidet.
• Løsningen ble bygget for ST Norges virkelighet. Tre Klarna-merchants, egen B2B-butikk og to MVA-satser er ikke noe en standardintegrasjon takler. Vi bygget for oppsettet de faktisk har, ikke for et gjennomsnitt.

Har du flere nettbutikker, flere betalingsløsninger, B2B ved siden av B2C eller blandede MVA-satser, er utfordringen den samme – selv om systemene dine er andre enn ST Norges.

Vi bygger integrasjoner mot regnskap for netthandlere som vil bruke tiden på å selge, ikke på å avstemme. Med automatisk ordreflyt fra WooCommerce til PowerOffice, avstemming av Vipps og Klarna, og en løsning tilpasset akkurat din ordreflyt.

Skal vi ta en prat?

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan automatisere regnskapsflyten for din nettbutikk. Les mer om integrasjon mellom WooCommerce og PowerOffice GO, eller se alle integrasjonene våre.